Triển khai ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để nâng cao hiệu quả điều hành, chỉ đạo

Theo UBND huyện Đắk R’lấp, qua một thời gian triển khai, bước đầu cho thấy, văn phòng điện tử có những tiện ích vượt trội so với hình thức quản lý truyền thống trước đây.

Hiện nay, tất cả các phòng, ban trực thuộc UBND huyện Đắk R'lấp đều áp dụng phần mềm văn phòng điện tử để tiếp nhận, xử lý công việc

Cụ thể, đây là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… Các văn bản đến, đi đều được xử lý trực tiếp trên máy, chuyển đến địa chỉ của người nhận mà không cần in ấn, gửi theo đường công văn như trước đây.

Trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa, mọi lúc, mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch.

Bên cạnh đó cũng giúp lãnh đạo nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc, đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó, tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.  Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho văn phòng phẩm, gửi công văn…

Tuy nhiên, qua thời gian đầu triển khai, bên cạnh một số đơn vị thực hiện tốt, việc nhận, trả lời các công văn, kết quả giải quyết nội dung chỉ đạo của cấp trên khá nhịp nhàng thì vẫn còn một số đơn vị chưa kích hoạt phần mềm, lập địa chỉ đơn vị và các thành viên để nhận và gửi thông báo, công văn chỉ đạo… nên huyện vẫn phải thực hiện song song 2 hình thức hiện đại và truyền thống.

Từ thực tế đó, vừa qua, UBND huyện Đắk R’lấp phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đoàn kiểm tra để rà soát, đánh giá một cách cụ thể những thuận lợi, khó khăn trong thực hiện Đề án văn phòng điện tử trên địa bàn huyện để kịp thời có hướng tháo gỡ. Trên cơ sở đó, ngày 21/2/2017, UBND huyện Đắk R’lấp đã ban hành Công văn số 111/UBND-TH về việc tăng cường sử dụng phần mềm văn phòng điện tử để chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện.

Ngoài việc đề xuất một số vấn đề như nâng cấp đường truyền, tập huấn kỹ năng công nghệ thông tin, đầu tư thêm một số máy móc, thiết bị… , UBND huyện cũng yêu cầu kể từ ngày 1/3/2017, tất cả các đơn vị chưa triển khai phần mềm văn phòng điện tử phải kích hoạt và áp dụng đồng bộ.

Với tinh thần đó, đến nay, trừ một vài đơn vị ngành dọc, còn lại đa phần các đơn vị trực thuộc từ các phòng, ban đến các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đều đã áp dụng phần mềm văn phòng điện tử trong xử lý, giải quyết các nội dung công việc hành chính. Đây cũng là cơ sở, tiền đề để huyện Đắk R’lấp từng bước xây dựng một nền hành chính hiện đại, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.