Giảm “lượng”, nâng “chất” hội họp

Tuy nhiên, những mong muốn ấy chưa được đáp ứng trong một số hội nghị, cuộc họp. Một số hội nghị, cuộc họp mất nhiều thời gian do phải đọc nhiều lần các báo cáo dài dòng mà nội dung ít phản ảnh trọng tâm công việc phải làm, thiếu cơ sở để đề ra những giải pháp thực hiện. Không ít cơ quan, đơn vị khi họp phải huy động đông người đến dự nhưng lại chưa chú trọng nội dung, phương thức tổ chức. Có những cuộc họp triển khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được trao đổi, thảo luận nhưng đại biểu khi phát biểu ý kiến chủ yếu nêu thành tích, còn những vấn đề đang đặt ra, những việc phải làm thì đề cập sơ sài, chiếu lệ.

Một hiện tượng khác khá phổ biến là các cuộc họp đại biểu thường đến muộn; người dự họp thiếu tập trung, trên bục đọc báo cáo, dưới to nhỏ chuyện riêng, kẻ ra người vào lộn xộn. Đó là chưa nói đến các thủ tục, lễ tiết hội họp còn nhiêu khê. Mặc dầu nhà nước đã có quy định rõ ràng về các cuộc họp nhưng ở nhiều cuộc họp, tất cả các đại biểu cấp trên dự họp đều được “Trân trọng kính thưa…” và giới thiệu liệt kê hết tất cả chức danh của họ. Ở các hội nghị, họp hành có tính chất tổng kết thì riêng màn văn nghệ chào mừng cũng đã tốn nhiều thời gian ít nhất 30 phút...Trong khi đó, nhiều báo cáo dài dòng được trình bày cả tiếng đồng hồ làm cho thời gian thảo luận chỉ còn lại phân nửa…

Do một số hội nghị cách thức làm không được bàn sâu tính kỹ, không đề cập đến những vướng mắc khó khăn phát sinh nên khi đề cập về việc triển khai thực hiện kết quả công việc còn thấp so với yêu cầu, phải họp đi họp lại nhiều lần để giải quyết. Thậm chí, có những việc đã kết luận rõ ràng nhưng thực hiện vẫn còn trì trệ. Do số vụ việc nhiều, cần nhiều quyết định tập thể nên số cuộc họp cứ thế mà tăng lên cho tương xứng. Đó còn là chưa kể một số cuộc họp không có nội dung gì quan trọng, chỉ cần một văn bản thông báo là được nhưng cũng tổ chức họp. Rồi một số cuộc họp theo định kỳ nhưng không được chuẩn bị kỹ nội dung nên tạo sự nhàm chán cho đại biểu…   

Nâng cao chất lượng, hiệu quả và giảm thời gian các cuộc họp, hội nghị là một đòi hỏi thiết yếu trong nỗ lực cải cách hành chính, đồng thời là biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của các cơ quan hành chính Nhà nước. Trước hết, tùy theo tính chất, nội dung, yêu cầu và mục đích của cuộc họp, người triệu tập cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng hợp lý người tham dự cuộc họp cho phù hợp. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức, phương pháp tiến hành phù hợp để tiết kiệm thời gian. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn nội dung cốt lõi của báo cáo, đề án được đưa ra cuộc họp, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những nội dung cần xử lý tại cuộc họp, không đọc toàn văn tài liệu. Các đại biểu đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc, nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để có được những ý kiến góp ý xác đáng.

Các cơ quan, địa phương nên chú trọng triển khai họp trực tuyến, những cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web... Khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, lễ kỷ niệm ngày thành lập ngành, đón nhận các danh hiệu thi đua khen thưởng... chỉ nên tổ chức trong phạm vi nội bộ cơ quan, đơn vị, đồng thời phải kết hợp các nội dung giáo dục truyền thống, nâng cao hiệu quả công tác, tránh phô trương hình thức, gây lãng phí tốn kém về thời gian, tiền bạc.

Thủ trưởng cơ quan hành chính cần thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ đối với cấp dưới để giảm thiểu việc họp hành, dành thời gian để tập trung xử lý các vấn đề, vụ việc phát sinh.